Afin de ne pas avoir le sentiment de toujours courir après le temps, il est nécessaire selon moi qu’une société dispose d’une très bonne organisation.
L’une de mes premières actions, lorsque démarre une collaboration avec un nouveau partenaire, est d’analyser les outils utilisés dans l’organisation de l’entreprise (outils commerciaux, de production, devis, factures, etc.). Bien souvent, il n’existe aucun outil à part le bon vieux bloc-notes ou les Post-it (j’exagère un peu)… Cela peut fonctionner, mais l’on atteint rapidement certaines limites.
Les outils choisis ont pour objectif de nous rendre plus efficaces et d’alléger notre charge mentale. Les choses étant écrites, le cerveau peut les « zapper » car nous savons où retrouver les informations.
Depuis deux ans, chez DOM COM & CONSEILS, nous utilisons Hubspot, un logiciel de Customer Relationship Management (CRM) ou gestion de la relation client. Hubspot a avant tout une vocation commerciale, mais en le « tordant » un peu grâce aux tableaux de bord, il est relativement simple de mettre également en place une partie « production ».
Toutes les personnes de l’entreprise peuvent le consulter et ainsi avoir accès aux informations nécessaires pour le bon déroulement de leurs tâches. Le plus important, ensuite, est que chacun s’approprie le CRM, car il doit être alimenté régulièrement (mise à jour du fichier clients, suivi des diverses actions des collaborateurs sur l’avancée des affaires en cours, etc.).
Hubspot est un outil parmi des centaines d’autres, donc c’est un choix personnel. Le CRM parfait n’existe sans doute pas. Je n’utilise probablement que 20 % des possibilités offertes, mais cela remplit plutôt bien le rôle que j’en attends pour me faciliter la vie. La version gratuite est déjà très complète.
En résumé, un CRM est un outil qui facilite la centralisation de l’ensemble des données clients afin de rendre plus lisible l’état de la relation avec chaque client et d’améliorer la communication intra-entreprise.